Artisans : Comment bien préparer les échéances comptables de fin d'année ?

Vous arrivez en fin d’année, c’est l’heure du bilan comptable. Ce n’est pas la chose la plus drôle à faire, mais vous devez y passer.

Le bilan correspond à tous les documents (relevés bancaires, factures de vente et d’achat, notes de frais) que vous devez rassembler en fin d’année et transmettre à votre comptable.

Votre bilan répertorie le patrimoine de votre entreprise. C’est-à-dire ce que vous possédez et ce que vous devez.
Cela permet de donner une valeur financière à votre entreprise du bâtiment.

Mais pour faire votre bilan, vous devez suivre des étapes importantes pour ne pas vous tromper.
Dans cet article, vous retrouverez les 4 grandes étapes à suivre pour bien préparer vos échéances comptables de fin d’année.

1 - S’y prendre à l’avance

C’est comme pour tout, l’anticipation est la clé.

Si vous travaillez avec un expert-comptable, dites-vous bien que vous n’êtes pas le seul entrepreneur à avoir besoin d’un bilan pour clôturer votre exercice comptable.

La plupart des entreprises font leur bilan en fin d’année, ce qui complique la tâche des comptables.

Ils doivent traiter de nombreuses demandes au même moment.

Or, si vous envisagez de financer un investissement l’année prochaine - et que votre banquier vous demande votre dernier bilan - vous aurez besoin de passer avant les autres.

Pour cela, il faudra mettre votre comptable dans les meilleures conditions :

• prendre le temps de l’appeler ;
• lui présenter votre projet ;
• préparer tous les documents nécessaires pour votre bilan.

Pour vous assurer de ne rien oublier, n’hésitez pas à téléphoner à votre comptable pour bien préparer votre bilan de fin d’année.

2 - Faire un point avec son comptable

Comme nous l’avons dit juste avant, il est important de contacter votre comptable pour bien préparer les échéances comptables de fin d'année.

Il ne s’agit pas de prendre un rendez-vous de 2 heures.

Mais un appel de 30 minutes suffira pour :

• faire le point sur votre activité ;
• expliquer vos objectifs et projets de l’année suivante ;
• demander quels sont les documents dont il a besoin pour le bilan.

Votre comptable aura besoin de plusieurs documents pour faire votre bilan.
C’est d’ailleurs ce que nous allons voir dans la partie suivante.

3 - Rassembler les documents essentiels

Les documents sont la matière première qui servira à votre comptable pour faire votre bilan.

Un bilan se construit étape par étape.

Or, si un document manque, votre comptable va devoir arrêter ses travaux jusqu’à ce qu’il obtienne le document en question (relevé bancaire, facture fournisseur, avis d’impôts, etc.).

Pour faciliter son travail, vous devez être sûr d’avoir un bilan qui reflète la réalité de votre activité et accélère la production des documents comptables de fin d’année.
Il est essentiel de donner tous ces documents à votre comptable.

Voyons maintenant les documents à transmettre à votre comptable pour réaliser un bilan en fin d’année.

3.1 - Les relevés bancaires

La majorité des flux comptables passent par votre compte en banque : 

• Vos ventes (encaissements)
• Vos charges (dépenses)
• Vos impôts et charges sociales
• Etc. 

Votre comptable doit pouvoir justifier chaque ligne de vos comptes en banque. Aussi, le solde de vos comptes bancaires matérialise la trésorerie de votre entreprise. Pour justifier le montant de votre trésorerie, votre comptable a absolument besoin de votre relevé bancaire.

Chaque entrée ou sortie d’argent de votre compte en banque doit être justifiée.

3.2 - Les factures de vente

Nous avons vu le premier document à fournir à votre comptable.
Voyons maintenant le suivant.

Pour justifier votre chiffre d’affaires, votre comptable à besoin de toutes vos ventes réalisées sur l’année.

Pas seulement votre chiffre d’affaires encaissé.

Respectez bien les obligations légales en termes de facturation.
Vos factures sont numérotées selon une séquence chronologique continue, sans rupture.

Transmettez donc vos factures de vente dans l’ordre, votre comptable vous remerciera.

3.3 - Les factures d’achat

Une fois les relevées bancaires et les factures de vente rassemblées, passons à la suite.
Vous devez maintenant récupérer toutes vos factures d’achat.

La facture d’achat est un document qui prouve les achats de votre entreprise à condition d’être rigoureusement vérifié et intégré dans un logiciel interne de comptabilité.

Cette facture d’achat atteste de la dette de votre entreprise envers un fournisseur ou même un prestataire.

3.4 - Les notes de frais

Les notes de frais sont les documents qui vous permettent de vous faire rembourser.

Cela peut être les frais de repas, kilométriques (essence, péages, etc.) de logement (si déplacement), ou tous autres frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise.

En plus, le remboursement des notes de frais n’est soumis ni aux cotisations sociales, ni à l’impôt sur le revenu.

3.5 - Les cotisations sociales et fiscales

Les cotisations sociales et fiscales sont toutes les choses que l’Etat vous prélève.

C’est-à-dire l’URSSAF (cotisation des dirigeants), les TVA,  les impôts fonciers (CFE), l’impôt sur les sociétés (IS), etc.

Vous devez donc fournir tous ces documents à votre comptable.

4 - Prévoir les travaux d’inventaire

Toutes les entreprises doivent au moins 1 fois par an faire un inventaire.
Surtout dans le bâtiment, vous possédez sûrement du stock.

Que ce soit de la quincaillerie, du bois, de l’isolation, des gaines électriques ou encore de la peinture.
Votre comptable doit enregistrer au bilan de votre entreprise vos stocks et vos travaux en cours.

Planifiez donc une demi-journée pour faire l’inventaire de fin d’année.

Et listez vos travaux en-cours : les missions et chantiers sur lesquels vous êtes en train de travailler.

Votre bilan est enfin prêt

Vous l’aurez compris, préparer les échéances comptables de fin d’année n’est pas si difficile.

Si vous avez fait attention toute l’année à bien justifier vos rentrées et vos sorties financières, vous n’aurez aucun souci à transmettre votre bilan à votre comptable.

Suivez ces étapes une après l’autre et envoyez-les à votre comptable.

Ou si vous n’êtes pas certain d’une chose, n’hésitez pas à passer un rapide coup de téléphone à votre comptable.

Il est là pour vous aider.

D’autant que plus votre bilan sera clair et bien fait, moins il y passera du temps, et moins il vous coûtera. Vous, mais aussi votre comptable avez tout à y gagner.

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